Tobias Westarp (Autor)
Bei der Inbetriebnahme der Business Software werden in der Regel die aktuell geltenden Prozesse im System abgebildet. Nun liegt es aber nahe, dass sich Prozesse im Laufe der Zeit weiterentwickeln und verändern. Damit entsteht der Bedarf, kontinuierlich zu prüfen, ob die Prozesse noch optimal durch die Business Software unterstützt werden. Diese Aspekte sollten bei der Business Software Evaluation eine wichtige Rolle übernehmen. Die Geschäftsprozessverantwortlichen sollten fundierte Kenntnisse der Möglichkeiten der Business Software haben und stets prüfen, ob Veränderungen in der Abbildung der Prozesse im System notwendig und welche Massnahmen erforderlich sind. Die Analyse und Optimierung der Prozesse vor und während der Business Software Evaluation kann aufzeigen, wie man Prozesse durch die Brille der Business Software betrachtet.
Qualität ist und bleibt entscheidend
Die Qualität der Prozessaufnahme ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz der Business Software. Viele Unternehmen sehen sich dabei mit der Herausforderung konfrontiert, dass sich die Mitarbeitenden seit Jahren an die bestehenden Prozesse gewöhnt haben. Dadurch gestaltet es sich deutlich schwieriger, die Besonderheiten der Prozesse und deren Abbildung in der Business Software zu erkennen. Es besteht die Gefahr, dass Mitarbeitende die bestehenden Prozesse unverändert im System abbilden, ohne diese kritisch zu hinterfragen. Erschwerend kommt der Fakt hinzu, dass Mitarbeitenden auch das Wissen fehlen kann, welche Möglichkeiten die Business Software im Standard bieten und damit Geschäftsprozesse ohne grössere Aufwendungen abbilden könnten.
Anforderungsmanagement | Requirements Engineering
Bei der Business Software Evaluation werden Anforderungen ermittelt, dokumentiert, geprüft und abgestimmt. Eine der wichtigsten Grundlagen für das Anforderungsmanagement: PROZESSE modellieren, definieren und dokumentieren. Dabei sollten den möglichen Anbietenden von Business Software Lösungen die Herausforderungen und nicht die Lösungswege beschrieben werden. Aus Sicht der Prozesse können der optimale Ablauf aufgenommen und die dazu benötigten Anforderungen abgeleitet werden.
Prozesse ermitteln und dokumentieren
Wie kann bei der Prozessaufnahme erkannt werden, welche Funktionalitäten in welchen Systemen verfügbar sind? Falls in diesem wichtigen Schritt zuwenig Ressourcen eingesetzt werden, Überprüfungen und Abstimmungen zu kurz kommen, dann besteht die Gefahr, dass von Beginn an eine Unschärfe im Projekt vorhanden ist. Diese bedingt in der Folge viele Konsequenzen und damit verbundene Massnahmen - welche dann richtig teuer werden können. Nicht selten kommt es vor, dass solche Unschärfen erst bei der Realisierung und Einführung der neuen Business Software zum Ausdruck kommen. Im besten Fall können die Involvierten das Problem mittels Change Request beheben. Oft ergibt aber das eine Problem das Nächste, wodurch immer mehr Anpassungen erforderlich sind und die Projektkostensituation kritisch werden kann.